E-Invoicing beziehungsweise digitalisierte Rechnungsprozesse sollen für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, eine höhere Genauigkeit und eine Reduzierung von formalem Aufwand sorgen. Die neuen Anforderungen stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen: Mit Verkündung des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 steht nun fest, dass die Pflicht zur elektronischen Rechnung, die bisher nur für öffentliche Auftraggeber und deren Rechnungssteller in Deutschland galt, ab dem 1. Januar 2025 auf den B2B-Bereich ausgeweitet wird. Eine Anwendung auf EU-Ebene im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (VIDA) folgt voraussichtlich ab 2028/2030.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Übergangsphase bis 2027
Neue Version ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 veröffentlicht
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat gemeinsamen mit seinem französischen Pendant die neue gemeinsame Version des hybriden E-Rechnungsformats ZUGFeRD 2.5 bzw. Factur-X 1.09 veröffentlicht. Sie aktualisiert Codelisten und Validierungsartefakte auf den Stand der EN 16931 2026 und erweitert das Profil EXTENDED um neue Datenelemente. Im Frühjahr 2027 soll ZUGFeRD 3.0 veröffentlicht werden und die gleiche, fortlaufende Nummerierung wie der französische Standard Factur-X erhalten. Mit diesem Update soll die EN 16391 2026 vollständig umgesetzt sein.
Syntax-Bindings zur EN 16931 – technische Umsetzung erwartet
Im Sommer 2026 werden die aktualisierten Syntax-Bindings zur im März aktualisierten EN 16931-1:2026 erwartet. Sie regeln verbindlich, wie die semantischen Inhalte der Norm in den gängigen XML-Formaten UBL (Version 2.5) und UN/CEFACT CII (D25A) technisch abzubilden sind. Damit bilden sie die Grundlage für eine einheitliche europäische Umsetzung der E-Rechnung. Für Unternehmen sind die Bindings entscheidend, um eine normkonforme Erzeugung, Validierung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu gewährleisten.
XRechnung 4.0 – neue Version des Kernstandards in Vorbereitung
Mit XRechnung 4.0 wird eine neue Version des deutschen E-Rechnungsstandards vorbereitet, die eng an die überarbeitete EN 16931 2026 anknüpft. Geplant sind erweiterte Dateninhalte, verbesserte Interoperabilität mit anderen europäischen Formaten und technische Aktualisierungen. Unternehmen sollten die Roadmap verfolgen und rechtzeitig prüfen, welche System- und Prozessanpassungen für den Umstieg erforderlich sind. Ein erster Entwurf wird im Sommer 2026 erwartet, die finale Version ist für den Herbst 2026 vorgesehen.
Frankreich startet E-Rechnungspflicht – Übergangsperiode erwartet
In Frankreich beginnt ab dem 1. September 2026 die verpflichtende E-Rechnung für große Unternehmen – kleinere Unternehmen folgen stufenweise. Bis zum 1. Januar 2027 wird eine Übergangsphase erwartet: Unternehmen, die „good faith“ bei der Umsetzung zeigen, sollen keine Bußgelder von der französischen Finanzverwaltung (DGFiP) erhalten. Das französische Modell gilt als besonders komplex, denn für das E-Reporting an die Finanzverwaltung muss zwingend ein externer, zugelassener Plattformprovider („Plateforme Agréée“, PA) beauftragt werden, über den der gesamte Meldeprozess abgewickelt wird.
Norwegen führt verpflichtende E-Rechnung für B2B ein
Das norwegische Parlament hat im Juni 2026 die verpflichtende B2B-E-Rechnung beschlossen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle buchführungspflichtigen Unternehmen – einschließlich ausländischer Unternehmen mit MVA-Registrierung in Norwegen – strukturierte E-Rechnungen im Format EHF 3.0 über das Peppol-Netzwerk versenden können, sofern der Empfänger im ELMA-Register eingetragen ist. PDF-Rechnungen per E-Mail sind dann nicht mehr zulässig. Ausgenommen sind Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 50.000 NOK. In einer zweiten Phase ab 1. Januar 2030 folgt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen sowie zur vollständig digitalen Buchführung.
Großbritannien will E-Rechnungspflicht nach Peppol-Standard einführen
Die britische Regierung hat im Juni 2026 bestätigt, dass die künftige E-Rechnungspflicht im Vereinigten Königreich über das Peppol-Netzwerk abgewickelt werden wird. Geplant ist ein dezentrales Modell ohne Echtzeit-Meldung an die Steuerbehörde HMRC, ähnlich dem belgischen Ansatz. Die Pflicht soll ab dem 1. April 2029 für B2B- und B2G-Transaktionen gelten. Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen zum Vereinigten Königreich sollten frühzeitig die Anbindung an einen Peppol Access Point prüfen.
Aufgrund der sich rasant entwickelnden heterogenen Regulierungslandschaft sollten Unternehmen eine globale Strategie für die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Berichterstattung entwickeln. Welche Punkte dabei mit einzubeziehen sind, lesen Sie in unserem Klardenker-Beitrag.
Neben der Strategieentwicklung sind ganz konkrete Schritte erforderlich:
Unser Expert:innenteam aus dem Bereich Tax unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung auf die E-Rechnung, angefangen bei der Identifikation der Anforderungen bis hin zur Auswahl und Implementierung der für Sie geeigneten Lösung.
Unsere Kolleg:innen von Digital Process Compliance unterstützen zudem bei der Anpassung und Erstellung von digitalen Prozessen und ermitteln als Prüfer die Robustheit und Konformität Ihrer Prozesse. Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsformate sowie bei der Anpassung Ihrer Prozesse und des internen Kontrollsystems.
Partner, Tax, Indirect Tax Services
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Director, Audit, Regulatory Advisory, Digital Process Compliance
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